Reglement for saksbehandling i folkevalgte organer

3.1 Forberedelse av saker

Rådmannen sørger for at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og i samsvar med de regler som følger av lov, reglementer og andre bindende bestemmelser, jf. kommuneloven § 13-1 (3). Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Leder av et utvalg/politisk organ har ansvar for å sette opp saksliste for hvert enkelt møte, jf. kommuneloven § 11-3.

3.2 Møteplan, innkalling og dokumenter

Det utarbeides årlig møteplan. Møteplanen vedtas av organet selv innen årets slutt for kommende år. Møtene avholdes i samsvar med gjeldende møteplan.

Dersom møteleder finner det nødvendig, eller 1/3 av organets medlemmer krever det, skal det avholdes ekstraordinært møte.

De folkevalgte organene trer sammen etter bestemmelsene i kommunelovens § 11-2. Ordfører/utvalgsleder innkaller til møte i de respektive folkevalgte organene. I hht. kommuneloven §11-2 er det organets leder eller nestleder som leder møtene.

Innkalling og saksdokumenter gjøres tilgjengelig for de folkevalgte/organets medlemmer med rimelig varsel. Innkalling og saksdokumenter legges også ut på kommunens nettside, med unntak av saker/dokumenter som er unntatt offentlighet. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, oversikt over de saker og eventuelt temaer som skal behandles eller informeres om.

I hastesaker kan leder av det folkevalgte organet beslutte at en sak skal behandles skriftlig eller i hastefjernmøte, såfremt det er påkrevd for å få avgjort en sak før neste møte, og det er enten ikke tid til å avholde et  ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at det anses nødvendig med et ekstraordinært møte, jf. kommuneloven § 11-8. Ved hastefjernmøte kan medlemmer kalles inn til møte med kortere frist enn ved ordinære regler.

3.3 Forfall, varamedlemmer

Medlemmer i folkevalgte organer har møterett og møteplikt jf. kommuneloven § 8-1. På samme måte vil også varamedlemmer ha møterett og møteplikt dersom de blir innkalt. Gyldig forfall skal kunne innfris med et visst rimelig skjønn, men kriteriene for gyldig forfall er strenge. En for bred definisjon av begrepet gyldig grunn kan medføre en direkte uthuling av møteplikten, og vil være lovstridig. En for vid tolkning av gyldig forfall vil også kunne medføre alvorlige problemer for organets saksbehandling og beslutningsdyktighet, samt svekke organets legitimitet. 

Kan et medlem av det folkevalgte organet eller et innkalt varamedlem ikke møte på grunn av gyldig forfall, skal vedkommende uten opphold melde dette til politisk sekretariat og si fra om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommuneloven § 7-10.

Den som på grunn av lovlig forfall må forlate møtet under forhandlingene, melder straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens § 7-10 inn i stedet.

Et medlem/varamedlem kan tiltre møtet under behandlingen av en sak, men før votering, etter å ha meldt fra til møteleder. Dette forutsetter imidlertid at vedkommende har hatt tid og mulighet til å orientere seg om hva som er voteringstema, og hvordan saken står før det avgis stemme.

Innkalt varamedlem må fratre dersom grunnlaget for innkallingen bortfaller.

3.3.1 Rett til fri fra arbeid

Arbeidstakere har krav på fri fra sitt arbeid når det er nødvendig på grunn av møteplikt i folkevalgte organer.

Arbeidstakere som har et politisk verv på heltid eller deltid, har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden, jf. kommuneloven § 8-2.

3.4 Inhabilitet

Reglene om folkevalgtes inhabilitet følger av kommuneloven § 11-10 og forvaltningsloven kapittel 2.

En representant er selv ansvarlig for å si fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Spørsmål om inhabilitet fremmes for møteleder og politisk sekretariat i god tid før møtet slik at administrasjonen kan vurdere habilitetsspørsmålet og eventuelt innkalle vararepresentant. Spørsmålet om inhabilitet avgjøres av det folkevalgte organet uten at vedkommende medlem deltar, jf. forvaltningsloven § 8.

Den som er inhabil tar ikke del i forhandlingene eller avgjørelsen av en sak, heller ikke på forberedende møter slik som gruppemøter. Den som blir habilitetsbehandlet forlater møtet under behandlingen av habilitetsspørsmålet og tiltrer ikke før spørsmålet er behandlet, eller at saken er ferdig behandlet om vedkommende er erklært inhabil.

Dersom man underveis i behandlingen av en sak innser at et medlem er inhabilt, skal man umiddelbart melde fra til møteleder. Vedkommende fratrer deretter etter alminnelige regler.

3.5 Møte- tale- og forslagsrett for kommunale tjenestemenn og andre

Rådmannen eller rådmannens stedfortreder tar del i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Videre kan rådmannen eller rådmannens stedfortreder bemyndige andre ansatte i administrasjonen til å møte med tale- og forslagsrett når sakens art tilsier det. Møte-, tale- og forslagsrett gjelder ikke i kontrollutvalget jf. kommuneloven § 13-1.

Ordfører kan delta i alle politiske utvalg der vedkommende selv ikke er medlem. Ordfører deltar med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett.
Leder, eller den leder utpeker, av råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, eldreråd og ungdomsråd har møte- og talerett i kommunestyret i saker som er oppført på sakslisten og som angår rådene.

3.6 Møteoffentlighet

Reglene om møteoffentlighet reguleres av kommuneloven § 11-5.

Hovedregelen er at møter skal holdes for åpne dører.

Et folkevalgt organ skal imidlertid vedta å lukke et møte ved behandling av arbeidstakers tjenstlige forhold, samt når organet skal behandle saker som omfattes av lovbestemt taushetsplikt jf. forvaltningsloven § 13 mfl.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende offentlige interesser tilsier det.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En votering om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.

For saker som behandles i lukket møte, plikter organets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede å bevare lovbestemt taushet om opplysninger underlagt taushetsplikt.

3.7 Orientering

Møtelederen eller flertallet i utvalget avgjør selv hvilke orientering de ønsker.

Orienteringer avholdes fortrinnsvis i forkant eller innledningsvis i møtet. Den eller de som orienterer har ikke adgang til å delta under behandlingen av en sak.

3.8 Møtets åpning

Ordfører er møteleder for kommunestyremøter og møter i formannskapet. Øvrige møter ledes av organets valgte leder. Dersom leder har forfall, leder nestleder møtet. Ved forfall fra både leder og nestleder, velger organet selv en setteleder for gjeldende møte. Ved møtestart foretas navneopprop.

Er det lovlig minste antall medlemmer til stede, erklæres møtet satt. Med unntak av i konstituerende møte i kommunestyret (se pkt 1.3.1), må minst 1/2 av medlemmene være til stede for at organet skal kunne treffe vedtak.

Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter oppropet melder seg til møteleder før de tiltrer. Medlemmer kan tiltre under behandlingen av en sak, og kan avgi stemme i en sak såfremt medlemmet har hatt tid til å orientere seg i saken.

Fra møtet er satt til møtet er slutt kan ingen medlemmer forlate salen uten først å melde fra til møteleder.

3.9 Sakslisten

Sakene behandles i den rekkefølge som følger av sakslisten. Det folkevalgte organet kan vedta en annen rekkefølge.

All relevant informasjon skal være tilgjengelig for alle medlemmer før saken behandles.

Representanter som mottar informasjon som er relevant for saken, plikter å oversende dette til møteleder og møtesekretær slik at administrasjonen kan vurdere om informasjonen bør gjøres kjent for alle representantene.

Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved votering eller det folkevalgte organet vedtar å utsette behandlingen av vedkommende sak.

Partiene kan når som helst be om gruppemøte under sakens behandling.

Sak som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke tas opp til votering dersom møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. En sak skal imidlertid settes på sakslisten til neste møte eller et senere møte dersom 1/3 av organets medlemmer krever det jf. kommuneloven § 11-3.

3.10 Utkryssing av saker

Innledningsvis i møtet vil møteleder lese opp alle sakene og be om at representanter som vil ha ordet i sakene melder ifra (når han sier nummer og navn på den enkelte sak) ved håndsopprekning. De sakene hvor ingen melder ifra innledningsvis om at de ønsker ordet, blir krysset ut som enstemmig vedtatt.

3.11 Spørsmål og interpellasjoner i politiske møter

Ethvert medlem av det folkevalgte organet kan stille spørsmål til møtelederen også om saker som ikke står på sakslisten, jf. kommuneloven § 11-2 (4). Representanten bør muntlig fremlegge hovedtrekkene i spørsmål/interpellasjon i tillegg til at spørsmål/interpellasjon er innsendt fullstendig.

Folkevalgte medlemmer kan fremme forespørsler i form av spørsmål eller interpellasjon. En interpellasjon er en forespørsel som gjelder prinsipielle spørsmål, og skal fremmes i kommunestyret. For spørsmål skiller man mellom grunngitte spørsmål og spørsmål stilt i møtet. Grunngitte spørsmål sendes inn i forkant av møtet etter nærmere angitte frister.

De generelle bestemmelsene gjelder for samtlige forespørsler.

Generelle bestemmelser

Spørsmål skal være knyttet til utvalgenes rolle som styringsorgan, og skal rettes mot det organet som har myndighet innenfor det aktuelle området. Spørsmål som blir fremmet i andre utvalg enn det utvalget som har myndighet, blir avvist.

Spørsmål bør samordnes innad i egen partigruppe, og det bør i forkant foretas en vurdering av nødvendigheten for å få avklaring av spørsmålet. Dette av hensyn til ressursbruk i administrasjonen.

Spørsmål bør som hovedregel rettes mot rådmann eller rådmannens stedfortreder for administrativ oppfølging. Spørsmålene vil svares ut til spørsmålsstiller så snart kapasiteten i administrasjonen tillater det.

Spørsmål som er fremmet og besvart i samme eller andre utvalg i løpet av de siste seks måneder, vil normalt avvises.

Spørsmål som ikke er meldt inn i forkant, bes meldt til møteleder ved møtestart. Spørsmålene bør likevel så langt som mulig stilles i rimelig tid før møtet.

Etter omstendighetene må møtelederen kunne meddele at spørsmålet ikke kan besvares, men at spørsmålet vil besvares i et senere møte.

Det skal som hovedregel ikke stilles spørsmål relatert til saker som er under behandling i et annet utvalg.

Det skal som hovedregel ikke stilles spørsmål som er fremmet i samme, eller i et annet utvalg.

Møteleder avgjør om spørsmålet skal besvares av møteleder, rådmann eller rådmannens stedfortreder.

Taletid

Det tillates inntil tre minutter taletid for fremleggelse av spørsmål og interpellasjoner.

Det skal ikke brukes mer enn totalt 30 minutter på saken «samlesak for spørsmål». Det skal ikke brukes mer enn totalt 30 minutter på saken «samlesak for interpellasjoner».

Møteleder fordeler tid basert på et likefordelingsprinsipp.

Interpellasjoner

Interpellasjoner kan kun fremsettes til møter i kommunestyret.

Interpellasjoner skal fremsettes skriftlig på mail til møteleder og politisk sekretariat innen kl. 12:00 ti arbeidsdager før møtet avholdes.

Grunngitte spørsmål

Spørsmål man ønsker svar på i møtet må fremsettes skriftlig på mail til møteleder og politisk
sekretariat senest kl. 12:00 tre arbeidsdager før møtet.

Andre enn spørrer og svarer kan ikke delta i ordskiftet i forbindelse med grunngitte spørsmål.

3.12 Ordskifte

3.12.1 Møteleders redegjørelse for saken

Møteleder leser opp den betegnelse saken har fått i sakslista og gjengir forslag til vedtak. Møteleder gjør oppmerksom på tidligere behandling.

3.12.2 Talernes rekkefølge

Talerne får ordet og replikk i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet eller replikk samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen.

3.12.3 Orden

Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møtelederen
skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise vedkommende tilhører ut. Om nødvendig tas en pause i forhandlingene, til orden er gjenopprettet. 

Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Representantene tiltales med etternavn, ev. fullt navn. 

Taleren skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort.

Det er ikke anledning til å bruke visuelle hjelpemidler med mindre møtelederen eller det folkevalgte organet har godkjent dette. I kommunestyret holdes innleggene fra talerstolen. Det må ikke gis uttrykk for noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er heller ikke lov til å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

Overtrer noen reglementets ordensbestemmelse, eller opptrer i strid med kommunens etiske reglement, påtaler møtelederen dette. Retter vedkommende seg likevel ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av saken eller resten av møtet.
Tilhørere og besøkende kan ikke ha med plakater eller bedrive agitasjon som kan virke forstyrrende på møtets ro og orden.

3.12.4 Avgrensning og avslutning

​Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Hvis ikke blir saken straks tatt opp til votering. Melder det seg talere skal disse få ordet i den rekkefølge de ber om det. Dersom flere ber om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen.

Ønske om innlegg, replikk eller saksavklaring meldes ved bruk av følgende tegn:

Dette er tegnene som en skal bruke for å komme med; 1. innlegg, 2. replikk og 3. saksavklaring

Det gis anledning til korte replikker i tilknytning til siste talers innlegg. En representant kan under et slikt replikkordskifte ikke få ordet mer enn en gang pr. innlegg.

​

3.12.5 Taletid

Hovedinnlegg (det enkelte parti avgjør hvem som tar dette): inntil 5 minutter

Øvrige partirepresentanter: inntil 3 minutter

Representant som har taletid for 2. gang i saken: inntil 2 minutter

Replikker: inntil 30 sekund

Svar på replikker: 30 sek x antall replikker

Finner organet at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å slutte ordskiftet om saken.

Ved behandling av forslag om å korte ned taletiden eller om å slutte ordskiftet, må bare én taler fra hver gruppe få anledning til å ta ordet, en gang og med høyst 2 minutters taletid.

Organet kan med alminnelig flertall etter forslag fra møteleder vedta at det skal settes strek for inntegning av talere. Representanter som vil fremme forslag i saken skal etter oppfordring fra møteleder straks innlevere disse. Forslag utover dette kan bare fremmes dersom kommunestyret med alminnelig flertall har tillatt dette. Organet kan da omgjøre vedtaket om å sette strek. Slikt vedtak gjøres med alminnelig flertall.

3.13 Forslag til vedtak

Forslag kan fremsettes av medlemmer av det folkevalgte organet.

Forslagsrett for andre kan følge av særlig lovbestemmelse.

Forslag skal fremmes verbalt i møtet, og sendes inn skriftlig gjennom digitalt møteverktøy. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, kan det gis muntlig.

Det gis anledning til å fremme oversendelsesforslag til et underordnet organ, uten at det blir tatt standpunkt til realiteten i saken. Organet kan med alminnelig flertall motsette seg at et slikt forslag blir oversendt, dersom det blir bedt om anledning til å stemme imot oversendelsen. Det underordnede organet skal til et senere møte på referatlista melde tilbake hva som er blitt gjort med oversendelsesforslaget.